מדיניות פרטיות

עדכון 08/2026

מבוא, תחולה ועקרונות כלליים

1. ארגון עובדי מזרחי טפחות (להלן: "הארגון") פועל לשמירה על פרטיותם של חבריו, המועמדים להצטרפות אליו והפונים אליו, בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, התקנות שהותקנו מכוחו והוראות הדין הרלוונטיות.

2. מסמך זה (להלן: "מדיניות הפרטיות") נועד למסור מידע כללי בדבר סוגי המידע שהארגון אוסף ומעבד, מטרות השימוש בו, אופן השימוש בו וזכויות נושאי המידע לפי דין. אין במדיניות זו כדי להוסיף על חובות הארגון לפי דין או כדי לגרוע מהן.

3. תחולת המדיניות: הוראות מדיניות זו חלות על כלל הגורמים הבאים (להלן, יחד: "נושאי המידע"):

• עובדים המועסקים בבנק, שחברותם בארגון נקבעת בהתאם לתקנון הארגון , ואשר נדרשים לאשרר את הצטרפותם ולמסור פרטים לצורך ניהול החברות והשירותים;
• חברים רשומים בארגון, לרבות גמלאים, עובדים שסיימו את עבודתם בבנק, עובדים שחברותם בארגון השתנתה או הסתיימה עקב שינוי תפקיד וכיוצ"ב, ככל שהארגון מחזיק מידע לגביהם לצורך מותר לפי דין;
• פונים לארגון לצורך קבלת סיוע, ייעוץ או מידע;
• מוטבים ובני משפחה של חברי הארגון, ככל שמידע לגביהם נמסר לצורך קבלת הטבות או שירותי רווחה ספציפיים.

4. הארגון ישתמש במידע אישי לצרכים הקשורים לפעילותו, לחברות בארגון, למתן שירותים לחברים, למימוש זכויות, לניהול הקשר עמם ולמילוי חובותיו לפי דין, והכול בהתאם למטרות המפורטות במדיניות זו, לתקנון הארגון ולהחלטות מוסדותיו המוסמכים, ככל שהן חלות ובכפוף להוראות הדין.

• שקיפות: הארגון ישאף למסור לנושאי המידע מידע סביר וברור בדבר סוגי המידע הנאספים, מטרות השימוש בו וזכויותיהם לפי דין.
• צמצום מידע: הארגון ישתדל לאסוף ולעבד מידע אישי הדרוש באופן סביר לצורך פעילותו, מתן שירותים לחבריו ומילוי חובותיו לפי דין.
• שימוש למטרה: הארגון יעשה שימוש במידע אישי בהתאם למטרות שלשמן נמסר או נאסף ובהתאם להוראות הדין.
• דיוק ועדכון: נושא מידע רשאי לפנות לארגון בבקשה לעיין במידע שעל אודותיו ולבקש את תיקונו או עדכונו, בהתאם להוראות הדין.
• סודיות ואבטחת מידע: הארגון נוקט אמצעים סבירים ומקובלים, בהתאם לדין החל עליו, לשם שמירה על המידע האישי ומניעת שימוש בלתי מורשה בו.

4. הבסיס למסירת המידע: ככלל, אין חובה חוקית למסור לארגון מידע אישי נוסף מעבר למידע שהארגון מקבל או נדרש לקבל לפי ההסדרים החלים. עם זאת, אי-מסירת מידע שהארגון נדרש לו באופן סביר לצורך בחינת הצטרפות, אשרור ההצטרפות, ניהול החברות, מתן שירותים ארגוניים, הטבה או פעילות מסוימים מסוימת , גביית דמי חבר או מילוי חובה לפי דין, עלולה למנוע מן הארגון את האפשרות לספק את השירות, ההטבה, הפעילות או הטיפול הרלוונטיים.

5. הארגון יעמיד את מדיניות הפרטיות לעיון נושאי המידע באמצעים המקובלים אצלו. מקום שבו תידרש הסכמה מפורשת לפי דין לשימוש מסוים במידע, הארגון יבקש הסכמה כאמור בנפרד ובאופן ייעודי.

סוגי המידע הנאסף, מקורותיו והבסיס למסירתו

6. לצורך פעילותו, ניהול החברות בארגון ומתן שירותים לחבריו ולפונים אליו, הארגון עשוי לאסוף ולעבד סוגים שונים של מידע אישי, במידה הנדרשת באופן סביר לכל מטרה רלוונטית ובהתאם להוראות הדין.

פרטי זיהוי, קשר ונתוני העסקה

7. הארגון עשוי לאסוף פרטי זיהוי והתקשרות בסיסיים וכן נתוני העסקה הנדרשים לצורך זיהוי החבר, יצירת קשר עמו, בחינת זכאותו לשירותים וניהול החברות, ובכלל זה:
   • פרטי זיהוי בסיסיים, כגון שם מלא, מספר זהות או מזהה אחר הנדרש לצורך זיהוי, ולעיתים גם תאריך לידה או פרטי זיהוי נוספים, ככל שהדבר נדרש בנסיבות העניין;
   • פרטי התקשרות, כגון כתובת, מספרי טלפון וכתובת דואר אלקטרוני;
   • נתוני העסקה בסיסיים, כגון מקום עבודה, תפקיד, סטטוס העסקה ופרטים אחרים הנדרשים לצורך בחינת הזכאות לחברות, ניהול החברות או גביית דמי חבר או דמי טיפול מקצועי-ארגוני;
   • ככל שהדבר נדרש לצורך גביית דמי חבר או דמי טיפול, ביצוע החזר או תשלום, או מתן שירות מסוים, הארגון עשוי לקבל נתונים כספיים מצומצמים הנוגעים לפעולה המסוימת, לרבות פרטי חשבון בנק לצורך ביצוע החזר תשלום, ככל שהדבר נדרש בנסיבות העניין.

מידע הנמסר ישירות על ידי נושא המידע

8. הארגון אוסף גם מידע שהעובד או הפונה מוסר מיוזמתו במועדים ובממשקים שונים, כגון:
   • אשרור ההצטרפות וניהול החברות: מידע הנמסר בטפסי אשרור פיזיים או מקוונים, לרבות פרטים הנדרשים לצורך ניהול החברות, תיעוד אישורים או הסכמות הנדרשים לפי דין או לפי נהלי הארגון, ומתן שירותים לחבר;
   • פניות וקשר שוטף: מידע הנמסר במסגרת פניות לארגון בדואר אלקטרוני, מכתבים, שיחות טלפון, טפסים מקוונים או פגישות, במידה הדרושה לטיפול בפנייה, בבקשה או בשירות המבוקש;
   • עדכון פרטים: מידע הנמסר לצורך עדכון פרטי קשר, פרטי חברות או פרטים רלוונטיים אחרים.
   • מידע נוסף שנושא המידע בוחר למסור לארגון בקשר לפנייה, לשירות, לפעילות או להטבה מסוימים.

מידע המתקבל מהמעסיק או מגורמים מורשים

9. ככל שהדבר נדרש לצורך פעילות הארגון, ניהול החברות, מימוש זכויות או מתן שירות, ובכפוף להוראות הדין, הארגון עשוי לקבל מידע אישי גם מצדדים שלישיים, כגון:
   • מהמעסיק: מידע הנדרש לצורך ניהול החברות בארגון, אימות זכאות, ניכוי דמי חבר או דמי טיפול, וכן נתונים ועדכונים הנוגעים ליחסי העבודה, לתנאי ההעסקה, לדרגה, לדירוג, לשכר או לזכויות אחרות, ככל שהדבר נדרש לצורך פעילות הארגון, מימוש זכויות, טיפול בפניות או מתן שירות;
   • מגופים נוספים הקשורים לשירות המבוקש, לרבות ספקים או נותני שירות העובדים עם הארגון: מידע הדרוש לצורך בירור או מימוש זכויות, בדיקת זכאות, השלמת טיפול בפנייה, רישום לפעילות או מתן השירות הרלוונטי, ככל שהמידע נמסר כדין ונדרש בנסיבות העניין.

מידע על שימוש בשירותים, פעילויות והטבות

10. הארגון מתעד מידע הנובע מהאינטראקציה של החבר עם מגוון השירותים וההטבות המוצעים לו:
    • השתתפות בפעילויות: רישום ונוכחות בכנסים, השתלמויות, ימי עיון, אירועי תרבות ופנאי וטיולים המאורגנים על ידי הארגון;

תיעוד מצולם של פעילויות ואירועים: ככל שהארגון מתעד כנסים, ימי עיון, אירועי תרבות, פעילויות רווחה או פעילויות אחרות לחבריו, הוא עשוי לאסוף, לשמור ולעשות שימוש בצילומים או בתיעוד חזותי אחר של המשתתפים, לצורכי תיעוד הפעילות, דיווח עליה ופרסום באמצעים המקובלים אצל הארגון, והכול בכפוף להוראות הדין.

• מימוש הטבות: נתונים אודות רכישת שוברים, קופונים, שימוש במועדוני צרכנות והטבות מסחריות הניתנות לחברי הארגון;
• שירותים מקצועיים: תיעוד הטיפול בפניות משפטיות או כל סיוע אחר שניתן לחבר על ידי מחלקות הארגון;

מידע דיגיטלי וטכני

11. בעת שימוש באתר האינטרנט או במערכות המקוונות של הארגון, עשוי להיאסף מידע טכני בסיסי הדרוש לתפעול המערכות, לאבטחתן ולשיפור השירות, ובכלל זה:
    • נתוני גישה וגלישה טכניים, כגון כתובת IP, סוג דפדפן, מערכת הפעלה ונתונים טכניים דומים;
    • נתונים בדבר אופן השימוש בממשקים הדיגיטליים, כגון דפים שנצפו ופעולות שבוצעו.

הבחנה בין מידע חובה למידע רשות והשלכות אי-מסירתו

12. היקף המידע שהארגון מבקש לקבל עשוי להשתנות לפי מהות השירות, הבקשה או הפעולה הרלוונטיים, ובכלל זה:
    • מידע הנדרש באופן סביר לצורך זיהוי, ניהול חברות, טיפול בבקשות, מימוש זכויות או גביית דמי חבר או דמי טיפול, לפי העניין;
    • מידע נוסף הנמסר מרצון לצורך קבלת שירותים, פעילויות או הטבות מסוימים, ככל שהדבר רלוונטי לאותו שירות או לאותה הטבה.

13. השלכות אי-מסירת מידע:
    • אי-מסירת מידע הנדרש באופן סביר לצורך פעולה מסוימת עלולה למנוע מן הארגון להשלים את ההצטרפות, לטפל בבקשה או לספק את השירות הרלוונטי;
    • אי-מסירת מידע נוסף שאינו נדרש לצורך החברות או השירות הבסיסי לא תפגע כשלעצמה בזכויות הבסיסיות הנובעות מהחברות בארגון, אך עשויה למנוע מתן שירות מסוים, השתתפות בפעילות מסוימת או קבלת הטבה מסוימת התלויים באותו מידע.

מטרות השימוש במידע וניהול הקשר עם החברים

14. הארגון אוסף ומעבד מידע אישי אודות חברים, מועמדים להצטרפות ופונים אליו למטרות הקשורות לניהול החברות בארגון, מתן שירותים ארגוניים, מימוש זכויות, ניהול פעילויות ומתן מענה לפניות, וכן למילוי חובותיו לפי דין, הכול כמפורט להלן ובהתאם לנסיבות העניין.

רישום, ניהול חברות ובדיקת זכאות

15. המטרה היסודית של איסוף המידע היא הקמה וניהול של מרשם החברים בארגון. המידע משמש את הארגון לצורך:
    • בחינת בקשות הצטרפות ואימות עמידת המועמד בתנאי הכשירות הקבועים בתקנון הארגון;
    • זיהוי חד-ערכי של החבר במערכות הארגון ומניעת למניעת כפילויות או טעויות בזיהוי;
    • ניהול שוטף של סטטוס החברות או הקשר עם הארגון, לרבות חבר פעיל, גמלאי, עובד שסיים את עבודתו, עובד שחברותו השתנתה עקב שינוי תפקיד וכיוצ"ב, וכל סטטוס רלוונטי אחר לצורך ניהול הפעילות הארגונית;
    • גביית דמי חבר או דמי טיפול מקצועי-ארגוני, לרבות התחשבנות מול המעסיק או מול החבר במישרין.

מתן שירותים ארגוניים, ייעוץ וליווי מקצועי

16. כארגון עובדים, הארגון עשוי להשתמש במידע אישי במידה הנדרשת לצורך טיפול בענייני חבריו, ייצוגם וליווי מימוש זכויותיהם, ובכלל זה:
    • מתן ייעוץ משפטי וייצוג בפני המעסיק, בתי הדין לעבודה או רשויות המדינה, במסגרת סכסוכי עבודה פרטניים או קיבוציים;
    • ליווי החבר בהליכי בירור, משמעת, שימוע לפני פיטורין או הליכי ניוד והערכה;
    • אכיפת זכויות המגיעות לחבר מכוח הסכמים קיבוציים, צווי הרחבה וחוקי המגן;
    • מתן מענה לפניות, תלונות ובקשות לסיוע המופנות לגורמים המוסמכים בארגון.

ניהול פעילויות, כנסים, אירועים, רווחה ופנאי

17. ככל שהארגון מקיים פעילויות מקצועיות, חברתיות או פעילויות רווחה לחבריו, המידע עשוי לשמש לצורך תכנון, רישום, תפעול וניהול של פעילויות אלה, ובכלל זה:
    • כנסים מקצועיים, השתלמויות, ימי עיון וסמינרים לימודיים;
    • אירועי תרבות, פנאי, מופעים, טיולים ופעילויות גיבוש המיועדים לחברים ולבני משפחותיהם;
    • תוכניות רווחה וכיוצא באלה ככל שאלו מוצעות על ידי הארגון.

תפעול מערך הטבות, מועדוני צרכנות ושיתופי פעולה

18. ככל שהארגון מעמיד לרשות חבריו הטבות, שירותי רווחה, פעילויות או שירותים נלווים הקשורים למטרותיו כארגון עובדים, המידע עשוי לשמש לצורך תפעולם, בדיקת זכאות החבר ומימוש השירות, הפעילות או ההטבה הרלוונטיים, ובכלל זה:
    • תפעול וניהול של מועדוני צרכנות וכרטיסי חבר המקנים הנחות בבתי עסק;
    • אימות זכאותו של החבר לקבלת הטבות, רכישת שוברים, קופונים או מוצרים, ושירותים במחירים מסובסדים;
    • ניהול הקשר עם ספקים או נותני שירות חיצוניים לצורך העמדת הטבה או שירות לחברי הארגון וביצוע הפעולות הנדרשות למימושם;
    • ביצוע בדיקות, בקרה וניתוחים פנימיים ביחס לשימוש בהטבות, בפעילויות או בשירותים כאמור לרבות כל שירות או תחום חדש שהארגון יפעיל בעתיד, באופן מצרפי ככל האפשר, לצורך שיפורם, התאמתם וניהולם השוטף.

שליחת הודעות, עדכונים ודיוורים

19. הארגון עשוי להשתמש בפרטי ההתקשרות שנמסרו לו לצורך יצירת קשר עם חבריו בקשר לחברותם בארגון, לזכויותיהם, לשירותים הניתנים להם, לפעילויות הארגון ולנושאים נלווים, ובכלל זה:
    • דיוור תפעולי וארגוני: שליחת הודעות ועדכונים שהם חלק בלתי נפרד מהחברות בארגון, כגון עדכונים על הסכמים קיבוציים, הודעות על בחירות למוסדות הארגון, זימונים לאסיפות עובדים, ומידע דחוף הנוגע לזכויות במקום העבודה;
    • ככל שהארגון ישלח לחבריו הודעות בנוגע להטבות, פעילויות, שירותים נוספים או הצעות של גורמים עמם הוא משתף פעולה, הדבר ייעשה בהתאם להוראות הדין החלות על פניות כאמור.

שימושים תפעוליים פנימיים, בקרה ושיפור שירות

20. נוסף על האמור לעיל, הארגון עשוי להשתמש במידע לצרכים פנימיים הנלווים לפעילותו התקינה, לניהולו ולמילוי חובותיו, ובכלל זה:
    • בקרה וביקורת: ביצוע הליכי בקרה פנימית, ביקורת חשבונאית וציות לנהלי הארגון ולדרישות הדין;
    • שמירה על תקינות מערכות הארגון, אבטחת מידע ומניעת שימוש בלתי מורשה במידע או במערכות;
    • הפקת נתונים סטטיסטיים, בקרה ושיפור השירותים והתהליכים בארגון, ככל האפשר על בסיס מידע מצרפי או באופן שאינו מחייב זיהוי אישי;
    • שמירת תיעוד והיסטוריית פעילות במידה הנדרשת לצורך רציפות טיפול, בקרה ארגונית, הוכחת זכויות או עמידה בדרישות דין;
    • טיפול בהליכים משפטיים, בירורים, דרישות של רשויות מוסמכות או הגנה על זכויות ואינטרסים לגיטימיים של הארגון או של חבריו, לפי העניין ובכפוף לדין.

העברת מידע לצדדים שלישיים, ספקים ומקבלי מידע

21. הארגון עשוי להעביר מידע אישי לצדדים שלישיים כאשר הדבר נדרש לצורך פעילותו, מתן שירותים לחבר, מימוש זכויות, תפעול מערכותיו או לפי הוראות הדין. העברה כאמור תיעשה במידה הנדרשת בנסיבות העניין ובכפוף להוראות הדין.

העברת מידע לספקי טכנולוגיה, אחסון ותמיכה תפעולית

22. לצורך תפעול מערכותיו ושירותיו, הארגון עשוי להיעזר בספקי שירות חיצוניים, לרבות ספקי מחשוב, אחסון, תחזוקה, דיוור ותמיכה, אשר עשויים לקבל גישה למידע במידה הנדרשת לצורך השירות שהם מספקים לארגון.
    • שירותי מחשוב ואחסון: שימוש במערכות מחשוב, אחסון או ענן לצורך ניהול ושמירת מידע; ככל שהדבר יכלול עיבוד מידע מחוץ לישראל, הדבר ייעשה בכפוף להוראות הדין;
    • מערכות תפעול וניהול מידע: שימוש במערכות חיצוניות לצורך ניהול נתוני חברים, תיעוד פניות ותפעול שוטף;
    • שירותי הפצה ותקשורת: שימוש בספקים המסייעים בשליחת הודעות, עדכונים או מסרים מטעם הארגון, לפי העניין ובכפוף לדין;
    • שירותי תחזוקה ואבטחת מידע: מתן גישה מוגבלת לספקים המסייעים בתחזוקת מערכות, טיפול בתקלות, אבטחת מידע או שמירה על תקינות המערכות.

העברת מידע לגופים המפעילים הטבות, רווחה ושירותים נלווים

23. במקרים מסוימים, ובהתאם לאופי השירות, הפעילות או ההטבה, הארגון עשוי להעביר מידע רלוונטי לגורמים חיצוניים המעורבים במישרין באספקתם, ובכלל זה:
    • מפעילי הטבות או מועדוני צרכנות: לצורך בדיקת זכאותו של החבר ומימוש ההטבה או השירות;
    • ספקי שירותי פנאי, תרבות, כנסים או נסיעות: לצורך רישום, תיאום ותפעול הפעילות או האירוע;
    • מוסדות לימוד, הדרכה או השתלמות: לצורך רישום, בדיקת זכאות והשתתפות בפעילות הרלוונטית;
    • גופים פיננסיים, ביטוחיים או אחרים המעניקים שירות ייעודי לחברי הארגון, רק ככל שהדבר נדרש לצורך בחינת זכאות, הצטרפות או מימוש השירות או ההטבה המבוקשים על ידי החבר.

אימות זכאות לשירות, הטבה או פעילות

24. כאשר חבר פונה לספק חיצוני המשתף פעולה עם הארגון לצורך קבלת שירות או הטבה, הארגון עשוי להעביר או לאשר מול אותו ספק מידע מצומצם הנדרש לצורך אימות זכאותו של החבר.

25. ככל האפשר, אימות הזכאות יתבצע באופן שיצמצם את היקף המידע המועבר, בהתאם לאופי השירות או ההטבה.

עיקרון המידתיות וצמצום המידע המועבר

26. ככלל, הארגון ישתדל לצמצם את היקף המידע המועבר לצדדים שלישיים למידע הנדרש באופן סביר לצורך המטרה שלשמה הועבר.

חובות סודיות, אבטחת מידע ומגבלות על מקבלי המידע

27. כאשר צד שלישי מקבל גישה למידע אישי לצורך מתן שירות לארגון או לחבריו, הארגון יפעל להסדיר את השימוש במידע כאמור באמצעים חוזיים, ארגוניים או אחרים, בהתאם לאופי ההתקשרות ולהוראות הדין, לרבות לעניין סודיות, שימוש מותר במידע, אבטחת מידע והחזרת מידע או מחיקתו עם סיום ההתקשרות, ככל שנדרש.

העברה מכוח חובה משפטית, הליך או שינוי ארגוני

28. נוסף על האמור לעיל, הארגון עשוי להעביר מידע אישי לצדדים שלישיים גם בנסיבות שבהן הדבר נדרש או מותר לפי דין, ובכלל זה:
    • ציות לדין: מסירת מידע לפי צו שיפוטי, דרישת רשות מוסמכת או חובה אחרת החלה על הארגון לפי דין;
    • הליכים משפטיים: מסירת מידע הנדרשת לצורך ניהול הליך משפטי, בוררות, גישור או בירור אחר, ככל שהמידע רלוונטי ונדרש בנסיבות העניין;
    • הגנה על זכויות ואבטחת המידע: מסירת מידע הנדרשת לצורך מניעת תרמית, בירור טענות, שמירה על זכויות הארגון או חבריו, או לצורך הגנה על מערכות הארגון והמידע המוחזק בהן;
    • שינוי ארגוני או תפעולי: במקרה של שינוי ארגוני, מבני או תפעולי הנוגע לפעילות הארגון, הארגון עשוי להעביר מידע לגורם הרלוונטי, ככל שהדבר נדרש ובכפוף להוראות הדין.

זכויות נושאי המידע, בחירה, עיון ועדכון

29. הארגון מכיר בזכויות נושאי המידע לפי הוראות הדין, ובפרט בזכות לעיין במידע אישי, לבקש את תיקונו או מחיקתו במקרים הקבועים בדין, וכן בזכויות נוספות ככל שהן חלות בנסיבות העניין.

זכות העיון במידע המוחזק על אודות החבר

30. כל אדם זכאי לעיין בעצמו, או על ידי בא-כוחו שהרשהו בכתב או על ידי אפוטרופסו, במידע האישי שעל אודותיו המוחזק במאגר מידע של הארגון, בהתאם להוראות הדין.

31. לצורך מימוש זכות העיון, רשאי הפונה להגיש בקשה לארגון בפרטי הקשר שיפורסמו על ידו, והארגון רשאי לנקוט אמצעים סבירים לצורך זיהוי הפונה ומניעת מסירת מידע לגורם בלתי מורשה. בקשות לעיון יטופלו בהתאם להוראות הדין ולפרקי הזמן הקבועים בו.

32. מובהר כי מימוש זכות העיון כפוף להוראות הדין, לסייגים הקבועים בו ולתחולתו על מידע אישי המוחזק במאגר מידע.

אפשרות לבקש תיקון, עדכון או הבהרת מידע

33. ככל שהחבר עיין במידע שעליו ומצא כי המידע אינו מדויק, אינו שלם, אינו ברור או אינו מעודכן, הוא רשאי לפנות לבעל מאגר המידע בבקשה לתקן את המידע או למחוק מידע שאינו רלוונטי עוד.

34. הארגון מחויב לבחון כל בקשת תיקון או מחיקה ביסודיות. ככל שהבקשה תימצא מוצדקת, יפעל הארגון לעדכון המידע בכל מערכותיו הרלוונטיות ללא דיחוי. במידה שהמידע המוטעה הועבר לצדדים שלישיים (כמפורט בפרק הקודם), יפעל הארגון ליידע את אותם צדדים בדבר התיקון הנדרש, ככל שהדבר אפשרי וסביר בנסיבות העניין.

35. במידה שהארגון יחליט לדחות בקשת תיקון או מחיקה, תימסר לחבר הודעה על כך, והוא יהיה רשאי לערער על החלטה זו בפני בית משפט השלום באופן ובמועדים הקבועים תקנות הגנת הפרטיות (תנאים לעיון במידע וסדרי הדין בערעור על סירוב לבקשת עיון), תשמ"א-1981.

הודעות, דיוור ופניות נוספות

36. הארגון עושה שימוש בפרטי ההתקשרות של החברים לצורך שליחת הודעות ועדכונים. הארגון מבחין בין שני סוגי מסרים עיקריים, ולכל אחד מהם חלים כללי הסכמה שונים:
    • מסרים תפעוליים וארגוניים: הודעות אלו נשלחות מכוח חובת הייצוג של הארגון ומהוות חלק בלתי נפרד מהשירות לחבר. הן כוללות עדכונים על הסכמים קיבוציים, הודעות על סכסוכי עבודה, זימונים לאסיפות כלליות, הודעות על בחירות למוסדות הארגון ומידע על זכויות מכוח הדין. מאחר שמדובר במידע חיוני למימוש זכויות העובד, לא ניתן לבקש הסרה גורפת ממסרים אלו כל עוד החבר רשום בארגון;
    • דיוור ישיר ומסרים שיווקיים: הודעות הכוללות הצעה לרכישת מוצר או שירות, או פנייה המבוססת על השתייכות לקבוצת אוכלוסייה מסוימת (כגון מבצעי נופש, הטבות צרכניות או פרסומים של ספקים חיצוניים). פניות אלו מהוות "דיוור ישיר" כהגדרתו בחוק.

37. ביחס לדיוור ישיר, עומדת לחבר הזכות לדרוש בכתב כי המידע המתייחס אליו יימחק ממאגר המידע המשמש לדיוור ישיר, או כי לא ייעשה בו שימוש לצורך פניות אלו. הארגון יכלול בכל פנייה של דיוור ישיר אפשרות פשוטה וברורה להסרה מרשימת התפוצה ("Unsubscribe").

38. מובהר כי בקשת הסרה מדיוור ישיר אינה מהווה בקשה למחיקת המידע ממאגר החברים הכללי של הארגון, והיא לא תפגע בזכויותיו הארגוניות של העובד, אלא אך ורק ביכולתו לקבל מידע על הטבות ומבצעים שיווקיים.

השלכות אי-מסירת מידע או בקשות ביחס למידע מסוים

39. מקום שבו נדרש מידע מסוים לצורך מתן שירות, טיפול בפנייה, מימוש זכאות, השתתפות בפעילות או קבלת הטבה מסוימים, אי-מסירתו, בקשה שלא לעשות בו שימוש לצורך אותו עניין, או בקשה למחיקתו, עשויים למנוע מן הארגון את האפשרות לספק את השירות, ההטבה, הפעילות או הטיפול הרלוונטיים, כולם או חלקם, לפי העניין ובכפוף להוראות הדין. אין באמור כדי לגרוע, כשלעצמו, ממעמדו של עובד כחבר בארגון מקום שהחברות נקבעת לפי ההסדרים החלים, אלא רק מן האפשרות המעשית להעמיד לו שירות או הטבה התלויים באותו מידע.

40. ככל שנמסר לארגון מידע נוסף לצורך שירות, פעילות או הטבה מסוימים, רשאי נושא המידע לפנות לארגון בבקשה הנוגעת לשימוש במידע זה, והארגון יבחן את הבקשה בהתאם להוראות הדין ולנסיבות העניין.

פרטי קשר, מנגנון פנייה וזמני טיפול בבקשות

41. לצורך מימוש הזכויות המפורטות בפרק זה, ניתן לפנות בכתב לארגון באחד מערוצי הקשר שיפורסמו על ידו, ובכלל זה באמצעים הבאים:

*   דואר אלקטרוני: לכתובת שתפורסם על ידי הארגון מעת לעת.

*   דואר: לכתובת שתפורסם על ידי הארגון מעת לעת.

*   פנייה מקוונת: באמצעות אתר הארגון או באמצעות אמצעי מקוון אחר, ככל שיועמד על ידי הארגון לצורך זה.

42. הארגון יטפל בפניות שיוגשו לפי פרק זה בהתאם להוראות הדין, ובכלל זה לעניין זיהוי הפונה, אופן הטיפול בבקשה ופרקי הזמן החלים לפי דין.

אבטחת מידע, שמירה, מחיקה, עדכוני מדיניות והוראות סיום

43. הארגון מייחס חשיבות לשמירה על מידע אישי ונוקט אמצעים סבירים ומקובלים, בהתאם לאופי פעילותו ובהתאם להוראות הדין החלות עליו, לשם שמירה על סודיות המידע ושלמותו ומניעת שימוש בלתי מורשה בו. פרק זה כולל הוראות כלליות בדבר אבטחת מידע, שמירת מידע ומחיקתו.

אמצעי אבטחה ארגוניים, פיזיים וטכנולוגיים לשמירת המידע

44. חלק ניכר מן המידע שבו משתמש הארגון במסגרת פעילותו מתקבל, נשמר ומעובד במערכות מחשוב ובתשתיות המשמשות את הבנק, ואשר הארגון עושה בהן שימוש במסגרת פעילותו השוטפת ובהתאם להרשאות, לנהלים ולהסדרים החלים.

45. במקרים מסוימים, ובהתאם לצורך תפעולי או לשירות מסוים, מידע עשוי להישמר או להיות מעובד גם במערכות נפרדות של הארגון בהן הארגון עושה שימוש.

46. הארגון פועל בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות ולהוראות הדין הרלוונטיות לעניין אבטחת מידע. אמצעי האבטחה שייושמו ביחס למידע ייקבעו בהתאם למאפייני פעילותו, סוגי המידע המצויים בידו.
    • אבטחה טכנולוגית: הארגון עשוי להשתמש באמצעים טכנולוגיים סבירים ומקובלים לשם הגנה על מערכותיו ועל המידע המוחזק בהן, בהתאם לצרכיו ולהוראות הדין.
    • אבטחה פיזית: הארגון פועל להגבלת גישה פיזית למקומות, לציוד או למסמכים שבהם נשמר מידע אישי, במידה הנדרשת בנסיבות העניין.
    • אבטחה ארגונית: הארגון רשאי לקבוע נהלי עבודה פנימיים, הוראות סודיות והרשאות גישה לבעלי תפקידים רלוונטיים, וכן למסור הנחיות או הדרכות לפי הצורך ובהתאם להוראות הדין.

הגבלת גישה לבעלי הרשאה

47. גישה למידע אישי תינתן רק לבעלי תפקידים או לנותני שירות מטעם הארגון הזקוקים למידע לצורך ביצוע תפקידם או מתן השירות, ובהתאם להרשאות שייקבעו אצל הארגון.
48. הארגון עשוי לנהל אמצעי בקרה והרשאות גישה למערכותיו, בהתאם לצרכיו ולהוראות הדין, לצורך ניהול תקין, שמירה על המידע ובירור אירועים חריגים.

משך שמירת מידע במהלך החברות ולאחריה לצרכים לגיטימיים

49. הארגון ישמור מידע אישי למשך התקופה הנדרשת באופן סביר לצורך ניהול החברות, מתן שירותים, טיפול בפניות, מימוש זכויות, ניהול פעילותו השוטפת ומילוי חובותיו לפי דין.

50. גם לאחר סיום החברות בארגון או סיום הקשר עם נושא המידע, הארגון עשוי להוסיף ולשמור מידע אישי, כולו או חלקו, ככל שהדבר נדרש או מותר לפי דין או לצורך אינטרסים ארגוניים לגיטימיים, ובכלל זה למטרות הבאות:
    • הגנה משפטית, בירור טענות, מחלוקות או הליכים הנוגעים לפעילות הארגון או לזכויות החבר;
    • עמידה בדרישות דין, הנחיות של רשויות מוסמכות, חובות תיעוד, דיווח או הנהלת חשבונות;
    • שימוש במידע מצרפי, מצומצם או שאינו מזהה, לצורכי תיעוד, בקרה, מחקר, ניתוח מגמות או שיפור פעילות הארגון.

מחיקה, השמדה או אנונימיזציה בתום הצורך בשימוש

51. הארגון יבחן מעת לעת את הצורך בהמשך שמירת מידע אישי. מקום שבו יימצא כי אין עוד צורך סביר בהמשך החזקת מידע אישי, רשאי הארגון לפעול למחיקתו, ביעורו, צמצומו או להפיכתו למידע שאינו מזהה, בהתאם להוראות הדין, לנסיבות העניין ולאופן שמירת המידע.

52. אופן המחיקה, הביעור או צמצום המידע ייקבע על ידי הארגון בהתאם לסוג המידע, לאמצעי האחסון, לצרכים התפעוליים, למגבלות טכניות סבירות ולהוראות הדין.

אופן פרסום שינויים ועדכונים מהותיים במדיניות

53. הארגון רשאי לעדכן את מדיניות הפרטיות מעת לעת. ככל שייערך שינוי מהותי במדיניות, הארגון יפרסם או יעמיד הודעה על כך באמצעים המקובלים אצלו, בהתאם לנסיבות העניין ובכפוף להוראות הדין.

54. הנוסח המעודכן של מדיניות הפרטיות, כפי שיפורסם מעת לעת על ידי הארגון, יהיה הנוסח הקובע, בכפוף להוראות הדין.

מועד תחילה, תיעוד דיגיטלי ושילוב המדיניות

55. מדיניות זו תעמוד בתוקף ממועד פרסומה או ממועד העדכון האחרון המצוין בה, לפי המאוחר.

56. מקום שבו הארגון משתמש באמצעים דיגיטליים לצורך תיעוד בקשות, אישורים, הצהרות או הסכמות, הוא רשאי להסתמך על תיעוד כאמור בהתאם להוראות הדין ולנסיבות העניין.

57. הארגון יעמיד את מדיניות הפרטיות לעיון באמצעים המקובלים אצלו, לרבות באתר האינטרנט שלו, בטפסי אשרור או הצטרפות, בטפסים מקוונים או באמצעים אחרים שבהם הוא עושה שימוש בקשר לפעילותו; ככל שהמדיניות מפורסמת באתר הארגון, יופיע בו גם מועד העדכון האחרון.

סוף מסמך המדיניות.